Daten von Ensemblemitgliedern

Zuletzt geändert von Merle Hollmann am 2024/10/01 12:22

Datenschutz ist ein zentrales Thema für Ensembles, denn jedes Ensemble muss die Daten aller Mitglieder verwalten. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß euer Ensemble ist, ob gemeinnützig, als eingetragener Verein oder nicht rechtsfähig. Die Datenschutz-Grundverordnung ist auf alle Ensembles anwendbar. 

Im Folgenden findet ihr kompakt zusammengefasst, was es insbesondere zu beachten gilt, wenn man mit personenbezogenen Daten agiert. Das umfasst alles von Fotos von Konzerten, über Texte auf der Ensemblewebseite bis zu internen Mitgliederdaten.

Daten auf unserer Vereinswebseite

Das Datenschutzrecht sieht es vor, dass die Vereinswebseite, die besuchende Person zu Beginn des Nutzungsvorgangs über Art, Verwendung und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten sowie über die Verarbeitung der Daten informiert. Es ist also wichtig, eine hinreichende Datenschutzerklärung auf der Website gut sichtbar einzustellen, die in leicht verständlicher Weise erläutert, welche Daten im Rahmen der Nutzung der Internetseite erfasst werden, was mit diesen geschieht und welche entsprechenden Rechte die Nutzer der Seite haben.  

Cookies

Als Cookie bezeichnet man die Informationen, die eure Website auf dem Computer/Smartphone des Betrachters zwischenspeichert.  

Wenn eure Webseite Cookies verwendet, müsst ihr den Nutzer*innen die Möglichkeit bieten, diese abzulehnen. Dies klappt zum Beispiel mit einem Cookie-Banner. Das ist besonders wichtig, denn: Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine Einwilligung vorliegt.  

Impressum

Ein Impressum mit eueren Kontaktangaben ist zwingend notwendig.  

Hier findet ihr eine Übersicht, was es alles zu beachten gibt.

Daten auf unseren Veranstaltungen

Wenn ihr ein Konzert veranstaltet, gibt es je nach Personengruppe, besondere Arten des Datenschutzes.  

Konzertteilnehmende

Konzertteilnehmende, die nicht aktiver Bestandteil eures Vereins sind, wie zum Beispiel Solist*innen, die euch nur für das Konzert unterstützen etc. gehen für das Konzert einen Vertrag mit euch ein. Dieser muss nicht schriftlich erfolgen. Er bildet die Rechtsgrundlage für die Verwendung von personenbezogenen Daten. Über all das, wofür ihr die Daten nutzt, müsst ihr die Konzertteilnehmenden informieren. Außerdem sollte die Datenverarbeitung auf ein Minimum beschränkt sein.  

Besucher*innen

Wenn Menschen eine Konzertkarte für euer Konzert kaufen, gehen sie damit eine Art Vertrag mit euch ein. Die Daten, die ihr beim Verkauf der Konzertkarten bekommt, dürfen ausschließlich für Zwecke des Konzertes genutzt werden und dürfen nicht gespeichert werden. 

Fotos auf unserer Veranstaltung

Achtung! Wenn ihr Fotos machen und anschließend veröffentlichen wollt, gibt es eine Informationspflicht. Es muss deutlich gemacht werden, das Fotos gemacht werden und am besten auch warum.  

Denn Fotos machen und anschließend verbreiten geht nicht einfach so. Ihr braucht dafür in der Regel ebenfalls eine Einwilligung von den darauf abgebildeten Personen. Hier  könnt ihr euch zum Beispiel ein dafür vorgesehenes Formular herunterladen. 

Mitgliederdaten

Fast in jedem Falle werden die Daten der einzelnen Ensemblemitglieder irgendwo gesammelt. Wenn ihr euch zum Beispiel für die Rechtsform des Vereins entschieden habt, werden Mitgliedsbeiträge überwiesen und auch sonst seid ihr in Besitz von einigen personenbezogenen Daten von euren Mitgliedern. 

Generell gilt: Daten können weitergegeben werden, wenn diese für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder wichtig sind. Alles, wofür die personenbezogenen Daten sonst noch verwendet werden dürfen, muss explizit in der Vereinssatzung festgehalten werden oder aber dem Vereinszweck dienen, der - richtig - auch in der Vereinssatzung festgehalten ist. 

Es empfiehlt sich, alles, wofür die Daten verwendet werden, mit den jeweiligen Mitgliedern abzusprechen. Wenn ihr zum Beispiel Fotos oder andere Daten für eure Öffentlichkeitsarbeit verwenden möchtet, liegt das im Grundinteresse eures Ensembles und damit in der Regel ja auch im Grundinteresse eurer Mitglieder. Trotzdem ist es immer nett, vorher Bescheid zu geben und eure Mitglieder mit ins Boot zu holen. Für Fotos greift hier die oben genannte Sonderregelung nach dem Recht am eigenen Bild - sobald eine Person auf dem Foto erkennbar ist, muss ihre explizite Einwilligung eingeholt werden. 

Daten auf den Social Media Kanälen

tba

Messenger-Dienste WhatsApp, Telegram und Co.

Alle kennen sie, alle kommunizieren über sie - Messenger-Dienste. Auch für die Kommunikation innerhalb des Ensembles bieten sich Messenger-Dienste auf den ersten Blick gut an. Aber eben nur auf den ersten Blick. 

Denn Achtung! Messenger wie WhatsApp speichern Kontakte und personenbezogene Daten. Wenn diese Apps für offizielle Zwecke genutzt werden, läuft man also Gefahr gegen die DSGVO zu verstoßen.

Referenzen

Haftungsausschluss: Dieser Artikel ist mit Sorgfalt recherchiert, sowie durch Quellennachweise belegt, und soll als Orientierungshilfe dienen, indem er bei der Entlastung ihres Ehrenamtes mit grundlegenden rechtlichen Anhaltspunkten unterstützt. Es wird dabei jegliche Form der Haftung bzgl. angesprochener Inhalte ausgeschlossen.

Inhaltsverzeichnis