Buchhaltung

Zuletzt geändert von Merle Hollmann am 2024/10/01 12:20

Sobald euer Ensemble einen eingetragenen Verein gründet, das heißt, damit auch eine eigene juristische Person bildet, seid ihr zur Buchhaltung verpflichtet, denn in Deutschland gilt die sogenannte Buchführungspflicht. 

Die Vereinsbuchhaltung beschreibt das Verwalten und Steuern aller Einnahmen und Ausgaben des Vereins. Schließlich haben nicht nur alle Vereinsmitglieder ein Recht darauf, über die finanziellen Mittel eines Vereins Bescheid zu wissen, sondern auch der Staat hat dieses Recht auf Information. Diese sogenannte Rechenschaftspflicht ist im BGB reguliert.

Um eine geordnete Buchhaltung am Ende des Jahres beim Finanzamt abzugeben, muss einiges beachtet werden, was wir euch im Folgenden vorstellen werden.  

Buchführungspflicht

Sobald ein Verein als eine juristische Person an dem wirtschaftlichen Verkehr teilnimmt, ist er zur Buchhaltung verpflichtet. In Deutschland ist die Buchführungspflicht in einem Gesetz geregelt. 

Handelsgesetzbuch. § 238 Buchführungspflicht
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.

Es gibt einige Voraussetzungen, die dafür erfüllt sein müssen:

  • Alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins müssen in vollständiger und geordneter Form erfolgen
  • Für alle aufgeführten Vorgänge müssen Belege und Unterlagen vorliegen, die jene Einnahmen und Ausgaben entsprechend nachweisen
  • Das Vereinsvermögen wird innerhalb der Vereinsbuchhaltung in einem separaten Verzeichnis aufgegriffen

Aufbewahrungspflicht

Außerdem gibt es eine Aufbewahrungspflicht für verschiedene Dokumente. Es gibt zwei Abstufungen der Aufbewahrungspflicht. 

  • 6 Jahre - z. B. Briefe, E-Mails, Abrechnungsunterlagen 
  • 10 Jahre - z. B. Lohnlisten, Inventarlisten, EÜR

Die ordnungsgemäße Buchhaltung

Es gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung: 

  • Nachvollziehbarkeit: Die Buchhaltung muss für jemanden, der sich mit Buchhaltung auskennt, verständlich sein. Am besten wird klar und übersichtlich gearbeitet werden, damit die Zusammenhänge nachvollziehbar sind.
  • Richtigkeit: Die Buchführung muss der Realität entsprechen. 
  • Nachprüfbarkeit: Belege müssen aufbewahrt werden, damit die Richtigkeit der Angaben nachgewiesen werden kann.
  • Vollständigkeit: Alle Einnahmen, Ausgaben und sonstige Vorgänge müssen vollständig, mit entsprechendem Datum, erfasst werden.
  • Zeitnahe Erfassung: Es ist wichtig, auf die zeitnahe Erfassung achtzugeben, damit einen nicht kurz vor Jahresabschluss um die Ohren fliegt.
  • Unveränderbarkeit: Jede Änderung muss protokolliert werden, damit Manipulation ausgeschlossen werden kann. 

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, abgekürzt EÜR genannt, ist eine vereinfachte Form der Buchhaltung. Es handelt sich um eine Form der einfachen Gewinnermittlung, die man beim zuständigen Finanzamt abgeben muss. Kurz gesagt stellt man bei der EÜR die Einnahmen und Ausgaben des Vereines gegenüber: 

Einnahmen - Ausgaben = Gewinn 

Die EÜR wird auch einfache Buchführung genannt. Ihr gegenüber steht die doppelte Buchführung - die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Zuständig für das Erstellen der EÜR ist grundsätzlich der geschäftsführende Vorstand. Auch wenn dafür ein*e Kassenwärt*in oder ein*e Schatzmeister*in berufen wird, liegt die Verantwortung beim geschäftsführenden Vorstand.  

Zufluss-Abfluss-Prinzip

Außerdem gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Einnahmen und Ausgaben werden erst in dem Moment verbucht, wenn das Geld auch wirklich auf dem Konto ankommt bzw. wenn das Geld abgebucht wird - also abfließt. 

Achtung! Zu beachten sind in jedem Falle die verschiedenen Steuern, gerade wenn ihr als gemeinnütziger Verein tätig seid, seid ihr von einigen Steuern befreit. Es ist sehr wichtig, dass ihr bei eurer EÜR auf die verschiedenen Sphären achtet. Jede Einnahme und Ausgabe muss der entsprechenden Sphäre zugeordnet werden. Hier könnt ihr nochmal nachlesen, was es mit den vier Sphären auf sich hat. 

Grenzen der EÜR

Für die Erstellung und Abgabe gibt es Grenzen. Wenn ein Verein über 

  • 60.000 Euro Gewinn oder
  • 600.000 Euro Umsatz

erzielt, dann reicht eine einfache EÜR nicht mehr aus und der Verein ist zu einer aufwändigeren Buchhaltung in Form einer Bilanzbuchhaltung verpflichtet. 

Kleinunternehmerregelung: 
Wenn euer Verein zusätzlich noch den Status eines Kleinunternehmers besitzt, dann dürft ihr mit Bruttobeträgen arbeiten und müsst die gezahlte Umsatzsteuer nicht nochmal gesondert ausweisen. 

Ab wann bin ich Kleinunternehmer?

  • Jahresumsatz des vergangenen Jahres beträgt nicht mehr als 22.000 Euro
  • Jahresumsatz im laufenden Jahr beträgt nicht mehr als 50.000 Euro 

Die doppelte Buchführung

Bei der doppelten Buchhaltung wird mit zwei Konten gearbeitet. Diese beiden Konten nennt man Konto und Gegenkonto, oder aber - das habt ihr vielleicht schon einmal gehört - Soll und Haben. Ziel der doppelten Buchführung ist die Gewinnermittlung. Dafür werden a) eine Bilanz und b) eine Gewinn- und Verlustrechnung aufgestellt. 

Die Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung, umgangssprachlich auch GuV oder "großer Bruder der EÜR" genannt, ist Hauptbestandteil des Jahresabschlusses. Sie gibt Auskunft über den unternehmerischen Erfolg des Unternehmens/des Vereins. 

Die Bilanz

Neben der GuV bildet die Bilanz den zweiten Teil des Jahresabschlusses. In ihr werden alle Vermögenswerte - auch Aktiva genannt - und alle Schulden - auch Passiva genannt - eines Unternehmens. Eine Bilanz wird immer an einem festgelegten Zeitpunkt erstellt, dem sogenannten Bilanzstichtag. Eine Bilanz informiert über die aktuelle Vermögenslage eines Unternehmens, dokumentiert die Geschäftsvorgänge und hilft bei der Gewinnermittlung. 

Referenzen

Haftungsausschluss: Dieser Artikel ist mit Sorgfalt recherchiert, sowie durch Quellennachweise belegt, und soll als Orientierungshilfe dienen, indem er bei der Entlastung ihres Ehrenamtes mit grundlegenden rechtlichen Anhaltspunkten unterstützt. Es wird dabei jegliche Form der Haftung bzgl. angesprochener Inhalte ausgeschlossen.

 

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